Veja 7 dicas para tornar a gestão de equipes virtuais eficiente!

28 de julho de 2020
PUBLICADO EM blog
28 de julho de 2020 Marcelo Rama

Nossa cultura ainda não está acostumada a trabalhar remotamente e fazer a gestão de equipes virtuais pode ser um grande desafio. Independentemente do porte da empresa, a tendência é que seja necessário um bom planejamento para manter a produtividade e dar o suporte necessário para que todo o time se sinta seguro e motivado para fazer suas entregas.

Por causa do distanciamento social ocorrido por causa da pandemia COVID-19, muitas empresas tiveram que adotar essa modalidade de trabalho. Com isso, muitos colaboradores e líderes passaram a conviver nessa modalidade da noite para o dia, sem diretrizes ou treinamentos. Neste artigo, apresentamos pontos fundamentais que você pode adotar para otimizar a gestão de pessoas remotamente. Boa leitura!

1. Dialogue com a sua equipe

Assim como na coordenação de times presenciais, é importante encontrar formas de se comunicar com clareza mesmo à distância. Afinal, mesmo que sua empresa tenha adotado essa modalidade por causa do coronavírus (COVID-19), essa é uma tendência de mercado e muitos negócios têm percebido a vantagem de contar com parte do time trabalhando dessa forma.

Desenvolva uma escuta ativa, entenda as necessidades e solicitações de cada um. Além disso, é importante dar feedbacks individuais e coletivos para que todos percebam:

  •  se seu trabalho está alinhado com os objetivos da empresa;
  • quais estratégias estão funcionando;
  • os pontos de alerta que devem ser resolvidos.

2. Crie uma rotina para a gestão de equipes virtuais

Trabalhar de casa pode chegar a ser mais produtivo que a atuação de dentro da empresa. Entretanto, sem a devida preparação, é possível que alguns funcionários se percam neste novo universo. Alguns podem confundir o trabalho à distância com a rotina e tarefas da casa — muitas vezes as solicitações e demandas de casa não vem do próprio colaborador e sim dos seus familiares que têm dificuldade de compreender a situação.

A melhor solução para contornar esse obstáculo com sucesso é a criação de uma rotina. Se uma equipe precisa aumentar as vendas, por exemplo, talvez seja importante apresentar os ciclos e tarefas-chave que precisam ser executados. Afinal, apenas observar os resultados pode deixar ações relevantes de fora.

3. Estabeleça metas diárias e semanais

Dentro dessa rotina, um ponto alto na gestão de equipes virtuais está na criação de metas que precisam ser alcançadas diariamente e semanalmente. Isso ajuda o colaborador a visualizar o que precisa ser feito, se organizar e ainda se sentir motivado a cumprir determinadas atividades. É uma forma de contextualizar aquilo que é feito diariamente com o todo.

É importante saber delegar tarefas nesse momento. O que pode parecer falta de vontade da equipe pode ser, na verdade, uma carência de orientação. Talvez uma simples planilha com a descrição do que precisa ser feito, prazo de entrega e o nome do responsável pelas atividades cumpra com esse direcionamento.

4. Identifique as habilidades de cada funcionário

Quem lidera equipes virtuais ou presenciais sabe que as competências e personalidades são diversificadas. Enquanto uma pessoa pode ser capaz de desenvolver o trabalho com alta performance, outra está preparada para atuar mesmo com grandes pressões.

No gerenciamento de equipes remotas isso é ainda mais importante, uma vez que o time não está se vendo. Tente entender como cada um pode somar, suas habilidades e dificuldades. Assim, você pode direcionar seus funcionários para que seus potenciais sejam aproveitados, contribuindo também para a integração da equipe.

5. Estabeleça um check in para entender as emoções

No trabalho home office muitas vezes a inteligência emocional parece ser deixada de lado. Às vezes a distância física concentra o foco apenas nos resultados e o lado humano — assim como imprevistos — é desconsiderado. Para garantir que todos estão bem e oferecer o suporte adequado, é importante ter algumas ações como:

  • realização de reuniões periodicamente, observando o aspecto emocional. Pode ser uma rodada inicial no início para que cada um conte como está;
  • abertura de um espaço de acolhimento, para entender como cada um se sente;
  • apresentar flexibilização em determinadas circunstâncias;
  • oferecer um canal para tirar dúvidas diversas, assim você garante que todos estão cientes do que precisa ser feito.

6. Use indicadores de produção para a gestão de equipes

Assim como as estratégias de comunicação e marketing ganham muito mais eficiência com o monitoramento de métricas, os indicadores de produção é fundamental para o trabalho remoto. A vantagem da mensuração não é apenas acompanhar a produtividade individual e coletiva, mas entender como está a qualidade das entregas. Os principais fatores que você pode observar são:

  • capacidade de produção — entender o quanto é produzido por período. Apesar dessa métrica ser mais usada na indústria, que apresenta produtos físicos, também é possível conferir serviços. Por exemplo: quantidade de atendimentos por hora ou criação e desenvolvimento de projetos;
  • cumprimento do prazo — monitorar quantas tarefas são entregues em dia, se está ocorrendo atrasos e de quanto tempo;
  • tempo de resposta — quanto tempo em média a empresa demora para atender seus clientes e outros setores (pode ser o contato com um fornecedor ou para reportar um erro). Afinal, a comunicação deve ser eficiente em vários aspectos.

7. Conte com a tecnologia na gestão de equipes virtuais

Existem softwares de gestão que podem contribuir para o acompanhamento do trabalho remoto. Essas ferramentas reúnem várias funcionalidades que tornam a divisão do trabalho visualmente mais organizada e dinâmica, permitindo que cada funcionário sinalize quando termina uma etapa no fluxo de trabalho. Entretanto, mesmo que você não conte com esse tipo de software, existem várias opções como:

  • organização de planilhas e outros documentos on-line (seja em uma plataforma da empresa ou em uma ferramenta em cloud como o Google Drive);
  • uso de programas para reuniões virtuais como o Zoom;
  • criação de grupos no WhatsApp para facilitar a comunicação a distância.

Como você deve ter percebido, a gestão de equipes virtuais não precisa ser um processo doloroso ou negativo para os resultados da empresa. O mais importante é entender que mesmo trabalhando à distância, os colaboradores têm o mesmo peso que aqueles que cumprem com suas funções dentro da empresa. Com o acolhimento e monitoramento adequado, é possível ter excelentes resultados nessa modalidade.

Se você gostou do texto, então conte nos comentários abaixo qual dica você considera fundamental para um gestor seguir ou o maior desafio que você já enfrentou no trabalho remoto!

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