Descubra como o método GTD pode aumentar sua produtividade

28 de janeiro de 2019
PUBLICADO EM blog
28 de janeiro de 2019 Marcelo Rama

Você já teve a sensação de que seu dia está passando rápido demais? Quando nos envolvemos em algo no trabalho, por exemplo, o relógio parece acelerar e, se você não administrar bem seu tempo, as tarefas acumulam. Assim, não ter controle sobre suas atividades pode significar o desperdício de um tempo precioso que você poderia estar passando em casa, com sua família. Se você se identificou com esses problemas saiba que o método GTD pode lhe ajudar!

Continue a leitura deste conteúdo e aprenda a priorizar as tarefas importantes do seu dia a dia, sem deixar as coisas acumularem. Confira!

O que é o método GTD?

O método GTD, abreviatura de Getting Things Done, foi desenvolvido pelo norte-americano David Allen, um estudioso de produtividade.

David escreveu o livro que leva o nome do método, cuja versão brasileira é denominada A Arte de Fazer Acontecer. Nesse livro, ele conta tudo sobre as técnicas e ensinamentos que aprendeu e desenvolveu ao longo da vida para conseguir produzir mais e de forma mais organizada.

No entanto, engana-se quem acha que o método é apenas um organizador de tarefas. Na verdade, não é nada disso!

A filosofia do GTD é fazer com que as pessoas consigam ter clareza mental, espaço para pensar e consciência para tomar decisões. Isso quer dizer que, uma pessoa que segue o método estará pronta para se adaptar às mudanças quando elas chegarem, sem perder sua estrutura ou organização.

Como funciona o método GTD?

A primeira lição é a construção do mindset, ou seja, um modelo mental para que o método seja aplicado. De forma direta, você deve se preparar para as técnicas do método GTD!

A construção do mindset é feita sob 4 princípios. São eles:

O cérebro não foi feito para guardar informações

Pense no nosso cérebro como um banco de dados. Se ele estiver cheio de informações será difícil armazenar novos dados e encontrar qualquer necessidade. Então, depois dessa analogia, o primeiro princípio instiga os seguidores a não armazenarem informações no cérebro no intuito de liberar espaço para novas ideias e decisões.

Mente como a água

Quem gosta de artes marciais já deve ter ouvido falar em “ter a mente como a água”. Esse elemento se adapta à forma do recipiente e, nas artes marciais, isso é importante, uma vez que o lutador pode se adaptar de acordo com a situação, tomando proveito das oportunidades momentâneas.

Sendo assim, no método GTD, as pessoas devem ter a mente como a água, adaptando-se àquilo que estão vivendo no momento. Executar uma tarefa no trabalho enquanto a cabeça está focada em situações da família, por exemplo, pode fazer com que nenhum resultado esperado seja alcançado.

Acordos internos

O terceiro princípio do método é uma junção dos dois primeiros. Diz-se que a melhor forma de executar corretamente uma tarefa é retirando-a da mente. Dessa forma, você terá uma perspectiva que permitirá enxergar pontos que, até então, estavam esquecidos. Isso aumenta a produtividade e o cuidado com detalhes.

Perspectiva ampla vs. detalhes práticos

O que você quer para a sua vida e o que você faz no dia a dia para isso? Essa reflexão é justamente o que o quarto princípio do método GTD relaciona.

Deve-se ter um equilíbrio entre os objetivos macro e as atividades diárias. Quanto mais essas atividades estiverem organizadas, mais sentido terá o seu trabalho e maior será a sua satisfação e empenho.

Quais são as etapas?

O método GTD tem 5 etapas. Vamos falar sobre cada uma delas agora:

Capturar

O primeiro passo é listar todas as portas de entrada de informações. Por exemplo, no trabalho essa porta pode ser a caixa de entrada de e-mails. Então, você já a sabe qual canal deve ficar atento para receber as informações.

Esclarecer

Depois que você listou as entradas, é hora de dar uma sequência para as mensagens. Pensando na caixa de entrada dos e-mails, cada mensagem pode ter um destino, seja ele a lixeira eletrônica, a transferência para uma pasta de itens interessantes para ver depois etc.

Caso a mensagem deva receber uma resposta, analise se ela pode ser classificada como:

  • projeto (requer mais de uma ação);
  • faça agora (o que demora menos de 2 minutos para concluir);
  • delegue (o que pode ser feito por outra pessoa);
  • calendário (o que tem data e horário específico para ser concluído);
  • lista de afazeres (devem ser feitos, mas sem uma data específica).

Organizar

Agora que você já separou as tarefas por tipo, chega o momento de gerar mais informações para deixar as ações mais claras. Por exemplo, você pode adicionar informações a uma ação, tal como a necessidade de recursos para sua execução, para quem você deve delegá-la ou qualquer outro dado que ajude na hora de colocá-la em prática.

Refletir

O quarto passo é a reflexão. Algumas pessoas também chamam essa etapa de revisão, pois o intuito aqui é justamente revisar todo o processo. Você deve analisar as tarefas que estão agendadas, como elas estão classificadas e se deve haver mudanças.

O ideal é que essa revisão seja feita uma vez por semana, sempre no mesmo dia. Optar por fazer isso nas sextas-feiras pode fazer com que você consiga ter o final de semana livre de preocupações e uma próxima semana mais produtiva, mas a escolha do dia é individual de cada um.

Engajar

O quinto e último passo é realmente colocar o plano em ação, fazer acontecer! Você pode executar aquilo que está sob sua responsabilidade ou engajar as pessoas para as quais algumas ações foram delegadas.

Como aplicar isso no dia a dia?

Agora que você já sabe o que é o método GTD, seus princípios e etapas, vamos dar dicas para aplicar isso no dia a dia. Acompanhe:

Descarte as atividades desnecessárias

Quem nunca se pegou fazendo uma atividade que era totalmente desnecessária? Às vezes, esses trabalhos ainda tomam um tempo bem grande, fazendo com que a sua produtividade despenque!

Uma dica rápida é analisar se aquilo que está fazendo, ou pensou em fazer, é realmente necessário e tem um propósito. Se não achar uma resposta positiva para isso, abandone a tarefa.

Use aplicativos para auxiliar

A tecnologia deve ser utilizadas para auxiliar no dia a dia. Muitos aplicativos foram criados justamente para isso, sejam organizadores de tarefas ou até aqueles com uso mais tradicional.

Os aparelhos celulares se transformaram em ferramentas inseparáveis e que devem servir para auxiliar no dia a dia.

Um bom exemplo do uso da tecnologia para auxiliar nas tarefas do dia a dia está nos aplicativos de serviços, como compra em supermercado, por exemplo.

Faça as tarefas rápidas imediatamente

Por fim, todas as tarefas que são relevantes e que necessitam de um tempo bastante curto para conclusão devem ser priorizadas. Isso vai de encontro ao princípio de limpar a mente, uma vez que eliminará várias ações menores de uma vez.

Você viu, neste conteúdo, o que é o método GTD e como ele funciona. Seguindo as ideias mostradas, você pode aumentar bastante sua produtividade e ter uma vida mais ativa e organizada, além de buscar resultados grandiosos!

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